Thời gian qua, ứng dụng CNTT trong hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức được lãnh đạo các cấp, các ngành quan tâm chỉ đạo, bước đầu đạt một số kết quả tích cực góp phần quan trọng vào công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành và hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tồn tại, hạn chế. Bên cạnh đó, Hệ thống Q.Office còn chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng các quy định. 

Để tạo bước chuyển biến tích cực trong việc tăng cường ứng dụng CNTT vào việc tổ chức các hoạt động văn thư, lưu trữ góp phần thúc đẩy CĐS trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo điều hành, ứng dụng CNTT vào công tác chuyên môn, nghiệp vụ và công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, từng bước đáp ứng yêu cầu phát triển, hội nhập quốc tế, theo lộ trình tiếp cận với cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4; Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh (cơ quan, đơn vị, địa phương) tiếp tục đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ; tầm quan trọng và hiệu quả của việc ứng dụng CNTT mang lại cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương nói chung và các hoạt động về văn thư, lưu trữ nói riêng. 

Thường xuyên cập nhật các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; thực hiện rà soát, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử.

Bố trí nhân sự làm văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định hiện hành. Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử. 

Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương theo đúng quy định của pháp luật.

Xây dựng kế hoạch thực hiện chỉnh lý tài liệu nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, đơn vị, địa phương; triển khai thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực của cơ quan, đơn vị, địa phương; số hoá tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. 

Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đảm bảo vận hành Hệ thống Q.Office; thực hiện nghiêm túc việc cập nhật Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị, địa phương, hướng đến việc giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống theo đúng quy định hiện hành.

Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý nhằm đảm bảo thực hiện tốt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế, thiếu sót trong quá trình thực hiện. 

Rà soát kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương; cải tạo, bố trí phòng kho và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ; thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo, triển khai đến UBND cấp xã nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử. Hướng dẫn các đơn vị lựa chọn, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để lưu trữ theo quy định Điều 14 Luật Lưu trữ.

Bố trí phòng kho lưu trữ bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu; bố trí kinh phí chỉnh lý, số hoá tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ giấy và điện tử. Thực hiện nghiêm túc các quy định về phòng chống cháy, nổ; quản lý tài liệu lưu trữ.